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残業の原因と対策〜長時間労働で、体調不良や退職に繋がる前に従業員の職場環境を改善しよう〜

 
残業している写真
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HOP CONSULTING
人事・労務コンサルタント(社会保険労務士)、経営コンサルタント(中小企業診断士)。福岡生まれだが熊本育ちのため、性格は典型的な「肥後もっこす」。 「ヒト」と「組織」の問題解決(人材教育・育成や組織変革)を専門とする。 また、商社時代に培った経験から財務・会計にも強く、人事面のみならず財務面からの経営アドバイスも行う。 他にも社会保険労務士、中小企業診断士や行政書士など難関国家資格を含む20個の資格にフルタイムで働きながら1発合格した経験を生かし、資格取得アドバイザーとしても活動中。
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昨今、働き方改革の一環や電通での過労死事件などを発端として、長時間労働に注目が集まっています。行政の方でも、2019年4月以降、残業時間の上限規制や有給取得の義務化など様々な施策が行われます。

そもそも残業が発生する原因は何なのでしょうか?
私も、社会人経験があるので「残業=悪」とまでは言うつもりはありません。
緊急対応等でどうしてのその日のうちに捌かないといけない仕事ってのは少なからずありますからね。

そこで、今回は残業の発生原因について少し考えてみたいと思います。
切り口としては、組織的な問題と個人的な問題の2点から(あくまで個人的な見解ですので、その点ご了承下さい)。

1.組織的な問題

単純に仕事量が多いというケース

業務過多で悩んでいる写真

中小企業では従業員数の関係もあり、一人当たりの業務量が多くなりがちです。真面目に仕事をこなし、就業時間内に業務を終わらせようと思っても終わらないという現象が起こり得えます。

部下の立場からすれば、仕事が終わらないので「仕事量を減らして欲しい」「この業務はしたくない」「私以外の誰かにさせて欲しい」などといった不満や改善提案をしたいのも山々ですが、部下(雇われ側)という点でどうしても言いづらいといった事情もあります。日頃から人間関係がギスギスしているような風通しの悪い職場であれば尚更でしょう。

この場合、上司(あるいは経営者)がうまくマネジメントし、業務量を調整してあげなければなりません。ですが、残念なことにこれが出来ない上司が多いようです…。

ですから、上司が上司たる役割として、その人の仕事内容、仕事量、難易度等を考慮し、許容範囲(処理範囲内)で収まるように調整してあげましょう。案外、上司である自分が部下に仕事を振りすぎている可能性すらあります。

インシデント(突発)対応で本来の仕事が進まないケース

仕事が出来る人ほどこの手のことが起こりやすいのですが、ちょっとした社内での問い合わせや他の人でも出来る仕事が突如飛んできて対応に追われるようなケースです。周りから頼られている、信頼されている人によく起きる悲劇とも言えます。

多くの場合、責任感ゆえに自分が(最初から最後まで)責任持ってやらなければと思ったり、自分でした方が早いといった考えから、抱え込んでしまいがちです。緊急度や重要度に応じて仕事を捌くことは勿論ですが、なるべく他の人に仕事を振るなど工夫が必要です。ただ、一番役職が下だったりすると振りようがないので、上司とうまく連携して事に当たるのが肝要です。
よく質問されるような内容は、マニュアルを作って対応する(問合せをしないで済むように)のも効果的です。

職場が帰ってはいけない雰囲気で包まれているケース

ブラック企業の写真

昭和、平成、そしてあと数日で新元号に変わろうとする現在(投稿時:2019年3月29日)にあっても悪しき風習として残っているのが「(仕事が終わっても)先に帰ってはいけない」「みんな残っているから帰りづらい」といった謎の文化です。

本来、今日やるべき仕事が終わったら帰ろうとするのは当たり前なのですが、「他の従業員が残っているから帰りにくい」「帰ろうとすると、嫌味を言われそう」「上司が帰っていないのに、自分が先に帰るのは…」と云う状況に。
また一方で、新入社員や営業成績か芳しくない方は「その成績で帰るの?」みたいなことを理由として半強制的に残業されられてしまうと言ったパターンもあります。

社長さん(あるいは上司)!
その日やれるだけのことをやったら、あとは少しでも早く帰してあげましょう。
そもそも、残業自体が禁止(一定の条件と届出で免罰されているだけ)だし、何もしなくても残業代はかかってしまいますからね。
ただ、こういった会社に限って、適切な残業代を出していないところも多く、コスト意識が働いていないことが多いです。例えば、定額残業代のような形で、いくら残業させても金額は変わらないし、細かな労務管理はどうでも良いといった具合です。

「残業時間の多さ=頑張っている」と評価するような職場の雰囲気があるケース

残業してでも頑張れ!の写真

はっきりいって完全に誤った風習だと思います。
果たして「残業が多い=頑張っている」という図式が成り立つのでしょうか?

基本的に、優秀な方ほど何をやるにも仕事が早いということが言えます。ただ、優秀が故に仕事が回って来やすい(押し付けられやすい)という傾向もありますが…。
仕事が出来る人は往々にしてタイムマネジメントも出来るので早く帰るときは早く帰るはずです。結果的に残業時間は短くなるでしょう。残業時間が少ないからといってそんな人が頑張っていない訳がありません。

一方、「残業が多い人ほど、仕事が遅い(効率が悪い)」ということも言えます。勿論、その従業員の状況(社歴や仕事量、仕事のタイプ(営業、管理、企画など)によってその判断は変わってくると思いますが、一般的にアメリカでは、遅くまで仕事をしている者は要領が悪いとみなされます。

経営者、或いは上司の方は、「残業時間が多い人ほど頑張っている、或いは評価されている」という職場の雰囲気に目を向け、本当に適切で公平な判断や評価が行われているかどうか今一度見直してみることをオススメします。

(補足)現在、世界各地で様々な研究がなされていますが、労働時間と作業効率(もとい脳の働き)には相関がみられるようです。基本的に、長く働けば働くほど、作業効率は落ちていく訳です。
皆さんの中にも、「夜遅くまで残業したのに、思ったより仕事(作業)が進まなかった」という経験をした方もいらっしゃると思います。
翌日以降も仕事を効率的に行おうと思うのであれば適度な休憩が必要となります。(仕事がないのに)無駄に残業させては、心身ともに疲れてしまいます。
「帰りたいけど、帰れない雰囲気」「(何故か)上司の許可がないと帰れない」なんて職場の雰囲気が蔓延しないよう注意しましょう。

2.個人的な問題

経験がない(初めての)仕事、慣れない仕事をしているケース

新入社員や異動、担当替えなどで、経験がない(経験が浅い)仕事をする場合は、時間が掛かってもしょうがないと思います。経験を積めば、仕事の効率も上がって就業時間内にこなせるようになるでしょう。

この際、注意して頂きたいのが、教える側(教育側)の人たちです。受ける側(教育される側)の努力(仕事を覚えたり、仕事以外の時間で業務に関連する知識を吸収したり)は勿論必要ですが、時間がないからとほとんど何も教えずに結果だけ求めようとすることがあります。
しばしば「前にも言ったよね(教えたよね)」「目で見て覚えろ」なんて言葉が横行していますが、はっきり言ってこう言った考え方は改めた方が良いです。
双方(教える側、教えられる側)にとって効率が悪いだけです。

教える側からすれば、時間がない中であれこれ一から教えるのは面倒だという思いがあるのは十分理解できます。
ですが、自分が新人の時、或いは初めて仕事を任された時、初めから間違えもせず、しかも時間をかける事なく仕事ができましたか?
ほとんどの方がそうではないと思います。あれこれ悩んだり、調べたり、色々と試行錯誤したり、その結果、現在に至るはずです。

自分が苦労したからと言って、相手にもそれを求めるのはちょっと頂けません。学生時代の部活動で、先輩から可愛がりを受けたからと言って、自分が上級生になったらここぞとばかりに後輩達をかわいがるようなものです。

何よりも、丁寧に、かつ出来ないなら何度でも教えてあげる事で、長い目で見れば自分の業務の負担が減っていきますし、(教える側の)自分自身の理解にも繋がります。
短期的な視点ではなく、長期的な視点に立ってOJTを行うようにしましょう(これは上司のみならず、経営者にも言えます)。ただ、最初は上手くいかないと思います。教える側も人間です。頭では分かってるつもりでも、ついつい言い過ぎてしまったり、カッとなったりすることもあると思います。そうなった場合は、しっかりと反省し、そして相手にもきちんと謝罪し、なるべく努力していくからと伝えることです。そうやって、お互いに理解が深まっていくものだと思います。

わざと残業をしているケース(所謂、生活費稼ぎ)

給料の写真

言葉通りです。
中には、残業代目当てで残っている不届き者(?)もいます。
少々言葉は悪いですが、中には「そんなに仕事はないはずなのに何故残業をしているのだろう?」という従業員がいることもあります。所謂、生活費稼ぎのために残業をしているようなタイプです。

本来、残業するしないは上司の指示・命令があってのものです。つまり、従業員の義務は、就業時間内に真面目に働く事であって、残業は上司などの指示命令によって生じるものだからです。ただし、特にそう言った指示命令もなく、就業時間が終了し、そのままの流れで黙示的に残業している会社というのは数多くあります。

酷い場合、自分の仕事は終わっているのに、他の従業員が仕事が終わるのを待ってからタイムカードを押すと言ったケースもあります。しかもそれだけではなく、残業をする為に、日中は真面目に仕事をせず、手を抜いたり、手待ちしたりして、就業時間後に手をつけ始める(真面目に取り組み出す)ような人もいらっしゃいます。

こう言った自体が職場で起こっていると周りの方がのモチベーションの低下に繋がりますし、結果的に真面目に仕事をしている人ほど損をすることになります。最悪の場合、自分も日中手を抜いて、残業代をもらった方が得だという考えをし始めるようにもなります(前述したような「残業の多さ=頑張っている」と言った雰囲気が蔓延している職場だと尚更です)。
だからこそ、経営者や上司などによる、部下のマネジメントが必要になってくる訳です。

働き方改革のセミナーなどでは、「仕事ができない人ほど(残業代が多くもらえるので)給料が良い」なんてことが現実に起こっていると講師の方が冗談半分に言われますが、ホント、真面目に働いている従業員からしたら、たまったものじゃないですよ!

自分しかこの仕事は出来ないと思い込んでいるケース

仕事が出来る(風)女性の写真

物作りなどの技術的なもの、いわゆる(物作り系の)マイスターなどや特殊な仕事を除いて、自分しか出来ないという仕事はほとんどないと自覚すべきです(質の高低はあるかもしれませんが、合格点を取れるレベルであれば尚更)。社内であれば、少なくとも前任者や上司などが代替要員となれる可能性があるからです。

自分しかこの仕事は出来ないと思い込んでいると、
・休みを取らなくなる(取れなくなる)。
・他の人に任せようとしないので、周りが育たない。
・その人に何か会った時に会社が対応に困る(但し、困るというだけであって、いざとなったら見様見真似でなんとかなることの方が多い)。
・「自分しか出来ない」=「貴重」=「(周りの人より)凄い、偉い」と言った負の感情に結びつく可能性もある。
・新しい仕事をやる機会が減る。
・財務系(金庫番、会計係)の場合だと、横領などの不正につながる可能性もある。

列挙した項目を見ただけでも、会社にとっても、従業員個人にとってもあまり良いことはないと思います。

自分しかできない、自分しかやれる人がいないと思うと、なかなか休みが取れない(取らない)ですし、結果として残業時間が増加や心身の疲労・病気といったことにも繋がります。

やはり、周りの成長を促すため、聖域排除のためにも、ある程度の段階で他の従業員と業務のローテーションを行うべきです。
その際に注意すべきことは、決してその人の能力を否定しないことと、他の人に任せる分、新しい仕事(付加価値が高い、成長を促せるような仕事)をその人に担当してもらうことです。

自分しか出来ない仕事だと思っている人は、その仕事が評価の対象、他人から承認を得られるもの、他者との差別化を図れるものだと考えています。
その仕事がなくなるということはそれまでの地位(ステータス)がなくなる、会社での存在価値がなくなると言った具合に捉える人もいます。
だからこそ、経営者や上司は、他の人に業務を移す・渡すこと(業務のローテーションを行うこと)にはどういう目的があるか、仮に業務を移したとしてもその人個人をしっかり評価していること、認めているんだということを言葉なりで伝えておかなければなりません。

自ら不要な仕事を増やしているケース

組織的な問題の中で「1.単純に仕事量が多いケース」ということを書きましたが、今回はこの真逆と捉えて頂いて良いでしょう。

ズバリ、必要のない仕事を自ら作り出しているケースです。
気持ちは分かります、仕事がある方が安心しますもんね、それに「俺(私)、仕事してます」ってアピール出来ますし(俗にいう承認欲求に近い)。

「神は細部に宿る」というように、細かいこと、細かい点にこだわることは大切ではありますが、それは状況によりけりだと思います。
時と場合に応じて、あえて必要以上に仕事の完成度を高めることは構いませんが、それが常時、当たり前、無意識(こだわり)になっては駄目だということです。しかも、それが原因で就業時間内に終わらず、残業時間に行うような状態になっていれば問題です。

自覚の有無にかかわらず、側から見れば必ずしも必要と思えないような書類を作っていたり(例えば、何でもかんでもExcelシートに書き写していたり…。勉強などに当てはめて分かりやすく言えば、教科書(テキスト)があるのに、教科書の内容を書き出しノートにまとめ、劣化版教科書を作るようなものです)、はたまた、こだわる必要がない所に変に時間をかけすぎていたり。
あるいは、前任者からの引継ぎの際にこういう風にするようにと言われたので、それをそのまま作り続けていたり。
案外、惰性でやっていたりもするので注意が必要です。

こうしたことに陥らないように、第三者である上司が、部下がどのような仕事をしているのか、その仕事(やっている作業)に意味・目的があるのか、またそれにかける時間は妥当なのか(経験年数などを考慮して)ということを部下とコミュニケーションしながら精査し続けていく必要があります。
但し、上から一方的に「その仕事はもうやる必要ないだろう」「そこまでする(細部にこだわり過ぎ)必要はないだろう」などと言ってしまうと、部下も反抗してしまうので、理由や上司としての方針などを説明し、納得してもらえるような話し合いを設けましょう。

残業、或いは長時間労働が原因で、従業員が体調不良や退職に陥る前に残業の原因を突き止め改善し、従業員を守りましょう!

残業に関して、組織的、個人的という2つの面だけから考えても、幾つもの原因が考えられます。

「多少の残業くらい(昔は当たり前)」、「仕事が終わっていないなら、残業して当たり前」、「営業成績が悪いのだから、もっと頑張れ(暗に残業しろと言っている)」。

経営者から見れば、そこには残業させるだけの一定の理由があるのでしょう。
ですが、時代はどんどん変化しています。正直、残業に関しては今後益々厳しくなり、大企業のみならず中小企業にも、適切な労務管理(従業員の体調管理も含む)が求められていくことでしょう。

残業をさせるのであれば、上司からの指示命令なくば残業できない体制や、残業代は(当然)満額払うといった、当たり前のことを当たり前のように実施していかなければなりません。同時に、何故残業が発生しているのか、どうしたら改善できるかを日々「trial and error」し続けていかなければなりません。

若いうちは、持ち前の体力で多少残業しても大丈夫だと思いますが、年齢を重ねるごとに無理もできなくなりますし、何もしないと体力も落ちていき、病気にも掛かりやすくなります(あくまで実体験+個人的見解です)。
現在では、日本人の二人に一人ががんに罹患すると言われていますので、がんと戦いながら働けるような社会、或いは何らかの病気と折り合いをつけながら働けるような社会が求められている時代です。

昔に比べて、転職が当たり前となっている世の中です。「残業で辛い」「しっかりとした休みが欲しい」といった不満や「このままでは体を壊しそうだ」といった不安があれば、すぐに会社を辞めて次の職場に移るということが出来るような時代です。

「会社にとって人は宝」という考えが根幹にないと従業員の定着はままならなくなります。
従業員が長く働きやすい職場環境づくりができるのは、経営者であるあなただけです。売上高のアップも大事ですが、社内に目を向け、そこにある問題から目を逸らさず、対応していく姿勢を大切にして頂きたいと思います。

まとめ

残業の原因を個人的な見解をもとに列挙してみました。中には当たらずも遠からずという項目もあるかもしれません。
残業の原因は、様々な要因が重なっています。
ある部分を変えたからと言ってすぐに効果が現れる訳でもありません。従業員は機械ではありません。作業内容を変えたとしても、その際の(従業員自身の)心や意欲といったものはなかなか直ぐには変わらないからです。
長期的な視点で何度も何度も話し合いやアクションを起こし続けていく必要があります。
最後に、この記事が経営者や上司の方々のお役に立てば幸いです。

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人事・労務コンサルタント(社会保険労務士)、経営コンサルタント(中小企業診断士)。福岡生まれだが熊本育ちのため、性格は典型的な「肥後もっこす」。 「ヒト」と「組織」の問題解決(人材教育・育成や組織変革)を専門とする。 また、商社時代に培った経験から財務・会計にも強く、人事面のみならず財務面からの経営アドバイスも行う。 他にも社会保険労務士、中小企業診断士や行政書士など難関国家資格を含む20個の資格にフルタイムで働きながら1発合格した経験を生かし、資格取得アドバイザーとしても活動中。
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